兵庫県の姫路市で２代目として税理士をやってます毛利です。

今日は令和４年１月から「紙で請求書を保存」じゃダメになるケースがあるので、それをご紹介します。

ほとんどの会社さんで、影響が出るので、必ず知っておいて下さい。

 

↓動画版はこちら↓

 

結論とすれば「データで貰ったものはデータで置いとけ」です。

 

皆さん、メールで請求書を貰うことってないでしょうか？

ちゃんとしてる会社さんほど、印刷して紙で置いてるのではないかと思います。

これが、紙保存ではダメで、必ずデータで保存しないといけないように改正されます。

メールサーバーに残ってるから、結果オーライやん？と思うんですが、保存の仕方もルールがあります。

他にも影響があるものはこちら。
・ホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ
・クレジットカードの利用明細データ
・ＦＡＸをダイレクトにＰＤＦにしたもの　など

 

先に、このルールを破ったらどうなるかのお話ですが、青色申告を取り消される可能性が出てきます。

つまり、令和４年１月以降も紙で保存を続けたとか、ルール通りにデータ保存しなければ、青色申告が取消されるかもというお話です。

青色申告が取り消されると、個人事業主の場合は65万円控除が無くなったり、法人の場合は、赤字を10年繰越せる制度が使えなくなったり、かなり不利に働きます。

 

では、データ保存の要件を具体的に見ていきます。

この要件も、システム導入をすれば満たせる要件もありますが、今回はシステム導入をせずに、最低限守るべき要件だけをご紹介します。

 

①訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

ＰＤＦデータを不必要に消したり、訂正したりしませんという社内の取決めです。

これを踏み絵にして、不正を防ごうという趣旨のものです。

サンプルが国税庁のホームページに挙がってますので、見てみて下さい。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

 

②取引年月日、取引先、取引金額により検索可

ＰＤＦファイルの名前に３要素を入れて保存して下さい。

ex『20221031_㈱国税商事_110,000』

エクセルで一覧表を作る方法もありますが、PDFの名前変える方が手っ取り早いと思います。

ちなみに、２年前の売上が1,000万円以下の小規模事業者は、②の要件は不要です。

 

令和４年１月からデータで受け取る請求書・領収書については、最低限この２つの要件は守ってデータで保存するようにお願いします。

もうすぐなので、そろそろご準備下さい。

 

以上！

２代目税理士　毛利進士